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Trello, un gestor de tareas que optimizará tu tiempo (tutorial)

Tu tiempo vale oro.

Y para valorarlo como tal necesitas organizar de forma eficiente todas tus tareas.

Pero no de cualquier forma.

Un gestor de tareas es la solución para poner orden a tu día a día, ordenando y organizando cualquier cosa que debas hacer.

Y entre los gestores de tareas del mercado, tengo mi amor declarado por Trello.

Así que después de mucho rodaje con esta herramienta, me he propuesto explicarte sus entrañas y crear un tutorial para que aprendas a utilizarlo..

Una vez finalizado sabrás organizar tu tiempo, gestionar tareas y todos los detalles fundamentales sobre Trello.

¿Qué es Trello?

Seguro que en algún momento de tu vida has tenido, has querido o has visto uno de esos tableros de corcho colgados de una pared cualquiera para organizar eventos o tareas.

Probablemente lo has considerado útil por muy amante de lo digital que seas a día de hoy.

Así, se convierte en un gestor de tareas online fácil de usar, visual e intuitivo.

Se trata de una herramienta que permite organizar las diferentes tareas a realizar en un único espacio, tu tablero.

Permite dejar de lado los post-its acumulados por tu mesa de trabajo, las listas de tareas pendientes y los recordatorios en mil lugares diferentes.

Todo ello se desvanece, organizándose en un único tablero.

Trello se posiciona como gestor de tareas, pero me atrevería a catalogarlo como optimizador de tu tiempo.

¿Qué puedo hacer con Trello?

Trello utiliza un sistema de tableros y tarjetas que puedes organizar a tu antojo.

Así que puedes hacer prácticamente cualquier cosa relacionada con la gestión de tareas y de tu tiempo.

  • Crear diferentes proyectos (tableros), independientes entre ellos.
  • Crear proyectos públicos, privados o cooperativos.
  • Crear columnas para cada grupo de tareas que debas realizar.
  • Incluir archivos adjuntos en las tareas que así lo requieran.
  • Realizar comentarios en algunas tareas, sin que eso influya en la visualización de tu tablero.
  • Temporalizar tus tareas y visualizarlas en un calendario.
  • Etiquetar las tareas por categorías.
  • Trabajar en equipo en tiempo real.

La lista podría continuar hasta acabar con tu scroll, pero seguro que ya te haces una idea de para qué sirve Trello.

Y si crees que me olvido algo importante, ayúdame a ampliar la lista. ¡Comenta!

Cómo conseguir Trello

A estas alturas es probable que ya quieras trastear con Trello y ver si realmente es tan útil como te comento.

Ahí va otra buena noticia.

Trello es multidispositivo.

Puedes utilizarlo a través de su web, directamente en tu pc (Windows, Mac) o en tu dispositivo móvil (Android, iOS).

Si la comodidad de acceder a tus tableros estés dónde estés y sea cual sea tu dispositivo te parece poco, añadimos algo más.

Toda la actividad realizada desde tu cuenta en cualquier dispositivo se sincroniza al momento.

Además, es gratis para uso personal. 

Uso de Trello: paso a paso

Vamos ahora al grano de cómo usar Trello.

El primer paso es evidente,accede a su página inicial y sigue los pasos para registrarte.

Acceso Trello

En menos de un minuto estarás dentro y con un clic más, en tus tableros.

Tablero de bienvenida Trello

El primer paso: crear un tablero para empezar a gestionar tareas. Te pedirá un nombre y asignar la privacidad del mismo (privado, público o equipo).

Aquí es importante tener en cuenta que si catalogas el tablero como público, cualquier persona con acceso a Internet podrá dar con él. Así que, si vas a gestionar algo importante, crea un tablero privado.

Venga, una vez nombrado, ya puedes acceder al tablero.

Te aparecerá un tablero por defecto que ya te da a entender su funcionamiento.

Te cuento los diferentes aspectos a tener en cuenta para configurarlo a tu gusto.

Menú lateral

En el lado derecho de tu tablero verás un menú donde podrás personalizar tu tablero a diferentes niveles (invitar colaboradores, cambiar el fondo, ver un registro de la actividad del tablero, etc.).Trello: listas

Además encontrarás la opción Power – Ups, que te permitirá integrar tu tablero con otras herramientas que seguro utilizas como tu calendario, Google Drive o Twitter. Así, podrás ampliar las funcionalidades de tu tablero.

Listas y tarjetas

Las listas son las diferentes columnas que puedes ver.

Serán las diferentes categorías de tareas que quieras realizar. Podrás crear tantas como quieras.

Dentro de cada columna podrás crear tarjetas a través de la opción “Añadir una tarjeta”. Éstas serán las tareas que tengas que realizar dentro de cada categoría (columna).

En cada tarjeta podemos determinar una breve descripción, a quién le corresponde realizar la tarea (Cambiar miembros), asignar una fecha máxima para realizarla o añadir una etiqueta de color.

Trello tarjeta

Una vez creada cada tarjeta aún podrás editarla cuando necesites, así como moverla a otras columnas.

Para no perder de vista las tarjetas, te recomiendo crear una columna de “terminados” o “pendientes de revisión”.

Facilita más de lo que crees la agilidad en la organización del trabajo.

Para editar una tarjeta una vez creada, únicamente es necesario hacer clic sobre ella. En esta edición posterior, verás que te aparecen más opciones que al añadir la tarjeta. Podrás adjuntar archivos, crear checklist y añadir comentarios.

trello: edición tarjetas

Así, cada tarea queda perfectamente definida, con todas sus subtareas y adjuntos.

En resumen…

Como ves, esta herramienta cumple con lo que te anunciaba en un principio: fácil e intuitiva.

Quizá aún no estés habituado a crear listas de tareas y organizarlas.

Puede que te parezca una pérdida de tiempo.

Pero a la larga te ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Tendrás todas tus tareas organizadas, catalogadas y ordenadas por prioridad. Sin perder tiempo en decidir qué haces después de acabar cada tarea.

Trello se convierte en un optimizador de tu tiempo que vale la pena probar.

Eso sí, no es el único gestor de tareas.

¿Conoces otros o te han quedado dudas en algún paso?

Anímate a comentármelo por aquí abajo 🙂

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